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通知公告

宁波市供销合作社联合社关于印发《宁波市供销合作社联合社机关档案工作管理制度》的通知

信息来源: 发布日期:2021-11-30 10:39 作者: 阅读次数:

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甬供办〔2021〕43号

市社机关各处(室):

为加强市社机关档案统一规范管理,现将《宁波市供销合作社联合社机关档案工作管理制度》印发给你们,请共同遵照执行。



宁波市供销合作社联合社        

2021年11月19日            



宁波市供销合作社联合社机关档案工作管理制度

为了进一步加强市社机关档案管理,全面提升档案工作标准化、规范化水平,使档案信息资源更好地服务于本机关各项工作,并为国家积累档案史料,根据《档案法》、《机关档案管理规定》等法律法规,结合本机关实际,制订本制度。

一、组织领导

明确分管领导和职能处室,办公室负责本机关档案资料的收集、整理、归档等工作及档案室的日常管理,配备专职档案管理人员一名,各处室指派一人任兼职档案员。

(一)分管领导职责:把档案工作列入议事日程,督促指导办公室开展工作,切实解决档案工作中的具体问题。

(二)办公室(专职档案员)工作职责:建立完善本机关档案管理的规章制度。集中统一管理本机关各门类、各载体的档案,为本机关各项工作服务。检查、协助各处室或有关人员做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。按照国家有关规定,将需要永久和长期保存的档案定期向上一级档案管理部门移交。严格执行有关档案保密管理规定。

(三)兼职档案员工作任务:做好本处室所形成的文件材料的积累工作,保持文件之间的历史联系,按归档要求形成归档保管单位,定期移交办公室。

二、档案的管理

(一)档案室对接收归档的各种档案资料,在原有整理的基础上,对不符归档要求的案卷进行局部的调整,以提高其利用质量。

(二)按照《宁波市供销合作社联合社文书档案保管期限表》进行分类、编号、登记、统计等工作。

(三)落实档案库房“六防”措施。档案柜应从上到下、从左到右编号,档案存放有序,便于查找利用。

(四)专职档案员要定期检查档案的保管状况,发现问题及时汇报,采取有效的措施,维护档案的完整与安全。

(五)采用科学管理的方法,积极改善保管条件,逐步积累库房温湿度资料,防止档案的损坏。把档案的自然损坏率降低在最低限度。

三、档案的鉴定与销毁

(一)根据国家有关档案保管期限的规定,制定本机关各类档案的保管期限表,并据此对全部档案进行保管期限的划分。

(二)档案保管期限分为永久、30年和10年。凡是对本单位有长远利用价值的档案列为永久保存;凡是对本单位一定时期内有保存价值的列为30年或10年,介于两者之间的档案,其保管期限一律从长。

(三)档案的鉴定工作要组织以分管领导、档案主管、档案专职人员及有关兼职人员参加的鉴定小组,对档案进行直接的鉴定。

(四)对已满保管期限需要销毁的档案,应由专职档案员提出销毁意见,造具清册,经鉴定小组鉴定后报经主任批准,并报上级档案部门备案。

(五)销毁档案应在指定的地点进行,同时要有二人以上在场,并在销毁清册上签字,销毁清册列入档案保存。

(六)会计档案销毁时应对其中有长远保存价值的部分抽出,另行组卷。

四、档案的统计

(一)档案人员应准确、及时、科学地将档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况进行分别登记、做到帐实相符。

(二)在登记的基础上,进行档案统计分析,不断总结经验和教训,以利提高档案管理水平。

(三)及时、准确地完成上级档案部门制发的各种报表。

五、档案的利用

(一)档案人员要熟悉室藏档案的数量、内容及存放地点,调阅档案迅速、准确。

(二)主动了解本单位各项工作对利用档案的需要,积极做好主动提供利用工作。

(三)根据利用工作的需要,编制归档目录、案卷序言及卷内目录等多种检索工具,并逐步开展编写组织沿革、基础数字汇集等档案史料。

(四)积极为档案数字化创造条件,逐步完成室藏档案与宁波市云上数字档案室的挂接。

(五)凡利用档案者均应办理借阅手续。填写《档案利用登记表》。

六、档案的移交

(一)本社的档案实行统一管理,各处室形成的各类文件材料,按其所属事项及入档时间先后顺序存放于相应档案盒内、编码并制定目录,于每年的6月底将上一年度的档案移交至办公室档案人员。

(二)移交的档案资料,要保证按归档要求,做到整理归范,编目清楚,并编制好移交清单或清册。移交档案时,档案目录(含电子目录)一并移交。

(三)办公室档案人员对移交的档案逐一进行核对,确认无误后,双方在《档案交接文据》上签字,一式两份,双方各执一份。

七、档案信息化管理

(一)各处室形成的电子文件需归档保存的应交办公室统一保管。办公室负责对电子文件归档的指导、验收及接收后的编目、保管和提供利用。办公室计算机维护人员对电子文档的归档提供协助和支持。

(二)各处室应建立电子文件归档制度,指定兼职档案员负责本处室的电子文件归档工作。将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。

(三)通过存储载体进行交接的归档电子文件,移交与接收处室均应对其载体的技术环境进行检验,确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

(四)归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应采用专门的保护设备和保护技术手段,其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中,温度控制在17-20度,相对湿度控制在35%-45%。

(五)接收入库的电子档案应定期进行检验、转存,发现问题要及时采取恢复措施。

(六)归档电子文件的鉴定销毁,与纸质文件相同。属于保密范围的归档电子文件,如储存在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。

(七)电子文件的归档范围、保管期限和密级划分按照本社纸质文件归档的规定执行。

八、附则

有关档案工作中的奖、惩以及其他未尽事宜均依照《档案法》有关规定执行。


宁波市供销合作社联合社                2021年11月19日印发


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